PRZYKŁADOWY PROJEKT ZARZĄDZENIA WÓJTA GMINY

Zarządzenie Nr … /2011

Wójta Gminy Kołczygłowy

z dnia …..

w sprawie:

ustalenia zasad powiadamiania mieszkańców o sprawach realizowanych przez urząd gminy i inne jednostki organizacyjne gminy.

Na podstawie art. 33 ust 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z r. 2001 nr 142 poz. 1591 z późn. zmianami)

zarządzam co następuje:

§ 1

Ustalam zasady powiadamiania mieszkańców o sprawach realizowanych przez jednostki organizacyjne gminy stanowiące załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierzam: w urzędzie gminy kierownikom Referatów i pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy a w jednostkach organizacyjnych kierownikom lub dyrektorom tych jednostek.

§ 3

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Sekretarzowi gminy.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik do Zarządzenia nr...

Wójta Gminy Kołczygłowy

z dnia …

ZASADY POWIADAMIANIA MIESZKAŃCÓW O SPRAWACH REALIZOWANYCH PRZEZ URZĄD GMINY I INNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE

§ 1

Postanowienia ogólne

Ilekroć w „Zasadach” jest mowa o:

1) Wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Kołczygłowy,

2) urzędzie gminy– należy przez to rozumieć Urząd Gminy w Kołczygłowach,

3) jednostkach organizacyjnych gminy– należy przez to rozumieć wszystkie jednostki organizacyjne gminy Kołczygłowy,

4) sprawach interesujących społeczność lokalną – należy przez to rozumieć zarówno sprawy, o których, zgodnie z odrębnymi przepisami istnieje obowiązek podawania informacji do publicznej wiadomości, jak i sprawy, o których informacje, pomimo braku obowiązku, powinny być łatwo dostępne dla zainteresowanych ze względu na ich znaczenie dla ogółu mieszkańców lub różnych ich grup,

5) osobach zarządzających – należy przez to rozumieć kierowników Referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy a w jednostkach organizacyjnych kierowników lub dyrektorów tych jednostek.

§ 2

Cel

1. Działania w imieniu i na rzecz wspólnoty mieszkańców gminy podejmuje administracja gminna. Jednym z najważniejszych wymogów poprawnego wypełniania swojej roli przez jednostki organizacyjne gminy jest skuteczne i płynne przekazywanie mieszkańcom informacji o sprawach dotyczących wspólnoty.
2. Celem prowadzonych przez gminne jednostki organizacyjne działań w obszarze komunikacji z mieszkańcami jest, obok wypełnienia obecnie przydzielonych im obowiązków określonych odrębnymi przepisami, rzeczywiste dotarcie z informacją o sprawach gminy do wszystkich grup społeczności lokalnej, które, taką informacją mogą być zainteresowane.

§ 3

Odpowiedzialność

Do zakresu zadań osób zarządzających należy zapewnienie sprawnego przepływu informacji o prowadzonych sprawach.

§ 4

Sposoby komunikacji administracji gminnej z mieszkańcami

1. Podstawowymi sposobami komunikacji są:

a) Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) gminy i strony podmiotowe BIP innych jednostek organizacyjnych

b) Strona internetowa gminy, strona internetowa Gminnego Ośrodka Kultury.

c) Tablice ogłoszeniowe w urzędzie gminy i wybranych lokalizacjach: Gminny Ośrodek Kultury, tablice ogłoszeniowe w sołectwach.

d) Spotkania z mieszkańcami.

e) Korespondencja pocztowa lub elektroniczna.

2. W konkretnych sprawach do efektywnej komunikacji z mieszkańcami mogą być użyte inne sposoby.

3. Za poprawne funkcjonowanie poszczególnych sposobów komunikacji z mieszkańcami odpowiadać będą osoby wyznaczone przez Sekretarza Gminy.

§ 5

Standardy

Informacja przygotowana dla społeczności lokalnej lub jej wybranych grup powinna być:

1. Terminowa.

Aby umożliwić zainteresowanym sposobność korzystania ze swoich uprawnień w tym podjęcie działań lub uzyskanie dodatkowych wyjaśnień od wyznaczonego pracownika, informacja powinna być przygotowana i przekazana w odpowiednim dla zainteresowanych terminie.

2. Komunikatywna.

Aby umożliwić łatwe określenie kogo i w jakim zakresie dotyczy informacja, powinna być ona przygotowana w sposób konkretny i przejrzysty. Jeśli z innych powodów (np. przepisy branżowe) istnieje obowiązek posługiwania się w materiałach językiem specjalistycznym należy je obowiązkowo uzupełnić o streszczenie językiem niespecjalistycznym zawierające co najmniej informacje kogo i w jakim zakresie dana sprawa może dotyczyć, a w szczególności czy i jakie nakazy, zakazy czy ograniczenia dla mieszkańców mogą z niej wynikać.

3. Właściwie skierowana.

Sposób podania informacji do wiadomości publicznej powinien być każdorazowo poprzedzony analizą, które grupy społeczności lokalnej mogą być daną informacją szczególnie zainteresowane. Po zidentyfikowaniu grup potencjalnie zainteresowanych należy ustalić efektywny sposób dotarcia do nich z informacją i o takie działania uzupełnić sposób podania do publicznej wiadomości wynikający z odpowiednich przepisów. Analiza i opis wynikających z niej działań powinny zostać uwidocznione poprzez dołączenie do akt sprawy odpowiedniej adnotacji.

4. Właściwie wyeksponowana.

Przekazywane mieszkańcom informacje, powinny być odpowiednio wyeksponowane, czytelne oraz przejrzyste. Nowe informacje powinny być wyodrębnione spośród już istniejących. Prezentacja informacji w formie papierowej na tablicach ogłoszeń powinna czytelna, a jeśli jest ona utrudniona (np. dokumenty wielostronicowe) zawierać wzmiankę gdzie dodatkowo można zapoznać się z pełną informacją.

§ 6

Monitorowanie i ocena

1. Osoby zarządzające są zobowiązane do monitorowania funkcjonowania przyjętych rozwiązań. W ramach monitorowania szczególnie należy zwracać uwagę na:
1. Zgodność działań z przepisami
2. Skuteczność dotarcia informacji do zainteresowanych grup wśród społeczności gminy.
3. Wszelkie uwagi i sugestie mieszkańców gminy dotyczące propozycji działań, które mogą ułatwić im dostęp do interesujących ich informacji.
2. W ramach nadzoru nad funkcjonowaniem systemu informowania mieszkańców Sekretarz gminy, w porozumieniu z osobami zarządzającymi w poszczególnych jednostkach, raz do roku, sporządza raport z funkcjonowania systemu i przedstawia go Wójtowi. W raporcie zawarte są informacje o funkcjonowaniu systemu w poprzednim roku oraz wnioski dotyczące doskonalenia systemu.